3.1.1 Documents contractuels : une convocation avec les détails pratiques de la formation est envoyée aux Participants 2 à 3 semaines avant le début de la session (sauf difficulté technique ou administrative exceptionnelle). Si le délai avant le démarrage de la session est trop court ou si l’adresse email du Participant est invalide, la convocation peut être adressée par e-mail ou par fax au responsable formation désigné par le Client. ORSYS met à disposition du Client la feuille d’émargement et l’attestation de présence, ainsi que tout autre document attestant de la réalisation de la Prestation, généralement sous 15 jours après la fin de la session (pour les classes distance : mise à disposition sous 2 à 5 jours).
3.1.2 Organisation de la Prestation : ORSYS est en charge de la mise en œuvre de la Prestation. À ce titre, ORSYS est libre de définir le lieu et la durée de la Prestation ainsi que les méthodes et outils pédagogiques à utiliser. Les Participants à une session ORSYS sont tenus de respecter le règlement intérieur en vigueur et il appartient au Client de leur rappeler ce principe. Dans l’hypothèse où la formation se déroulerait chez le Client, que ce soit en présentiel ou à distance, il appartient à ce dernier de vérifier le bon fonctionnement des outils et matériel requis dans le cadre de la Prestation.
3.1.3 Moyens pédagogiques et prérequis :
- moyens pédagogiques : les moyens utilisés par ORSYS sont principalement le support de cours, les études de cas, les exercices pratiques d'application et les corrigés pour les stages pratiques. Ces éléments sont mis à disposition du Participant sous format numérique et/ou papier, au choix d’ORSYS.
- prérequis et objectifs pédagogiques : le Client vérifiera que le programme est bien en adéquation avec ses propres objectifs ou demandera à ORSYS de procéder à une Prestation d’ingénierie pédagogique optionnelle à cet effet. Il est tenu par ailleurs de valider auprès de chaque Participant les prérequis nécessaires pour suivre la formation, tels qu’ils sont présentés dans le catalogue en cours de validité ou sur le site Internet. ORSYS ne pourra en aucune manière être tenue pour responsable des conséquences du non-respect de ces conditions. Le cas échéant, ORSYS se réserve la possibilité de reporter ou d’annuler une session. Dans ce cas, les frais engagés par ORSYS seront dus par le Client à titre d’indemnité forfaitaire.
- prérequis techniques : pour les classes à distance, le Participant est tenu au respect de certains prérequis techniques imposés par ORSYS. Ces prérequis lui sont rappelés dans sa convocation, envoyée au plus tard une semaine avant la session de formation. Pour toutes les formations certifiantes, des prérequis techniques spécifiques peuvent être imposés par les organismes certificateurs. ORSYS peut proposer des prestations d’accompagnement technique sur simple demande.
3.1.4 Report et annulation à l’initiative du Client : toute demande de report ou d’annulation d’une session intra-entreprise de formation ou de la participation à une session de formation interentreprises doit être communiquée à ORSYS par écrit. Cette demande ne devient effective qu’après réception de la confirmation de sa prise en compte par ORSYS. Celle-ci donnera lieu à la facturation à titre d’indemnité forfaitaire des frais déjà engagés par ORSYS. Si le report ou l’annulation a lieu à plus de 15 jours du début de la session de formation, seront seulement facturés au Client les frais engagés et non-remboursables (préparation d’une session sur-mesure, transports, visas, passage d’examen…). Entre 5 et 15 jours ouvrés avant le début de la formation : 30% des coûts de la session sont facturés ainsi que la totalité des autres frais engagés. À moins de 5 jours ouvrés du début de la session : 100% des coûts de la session sont facturés ainsi que la totalité des autres frais engagés. Les indemnités afférentes aux annulations ne peuvent en aucun cas être imputées sur le montant de la participation au développement de la formation professionnelle.
3.1.5 Accompagnement et évaluation qualité :
- accompagnement : un consultant formation est à la disposition du Client pour le conseiller sur le choix des programmes ORSYS les plus adaptés aux objectifs de ses collaborateurs. Un suivi qualité de la formation est systématiquement effectué au travers de ses contacts réguliers (étude de l’évaluation de satisfaction, analyse des besoins à venir, présentation des nouveaux cours…). Pour les formations tenues au format classe à distance, une hotline téléphonique est mise à disposition pendant la formation pour les questions techniques. Ses coordonnées sont spécifiées sur l’e-mail de convocation à la formation.
- évaluation des acquis : le dispositif mis en œuvre est basé sur l’auto-évaluation du Participant via un formulaire ad hoc rempli en début et en fin de formation à partir des objectifs pédagogiques. Il permet de le responsabiliser dans sa démarche de formation : clarifier ses objectifs et évaluer lui-même sa progression. Cette évaluation est validée par le formateur au regard des exercices et études de cas réalisés tout au long de la formation et de l’engagement du Participant. Pour les cours et parcours certifiants, des outils spécifiques sont mis en place pour mesurer le degré de préparation du Participant : un examen de certification, un examen blanc, une étude de cas et/ou toute forme d’évaluation orale ou écrite. Pour les cours délivrés via notre filiale ITTCert, ORSYS est susceptible d'appliquer des procédures d'évaluation spécifiques, définies avec ses partenaires éditeurs.
- évaluation de la satisfaction : à l’issue de chaque session, ORSYS fournit aux Participants un questionnaire pour évaluer leur satisfaction sur l’ensemble du dispositif. Par le biais de cette évaluation, ORSYS s’assure de la conformité de la formation réalisée avec le cahier des charges retranscrit dans la convention. En cas de non-conformité, ORSYS s’engage à proposer des actions correctives adaptées.